Le management de portefeuille de projets

Le management de portefeuille de projets dans l’entreprise a pour but de sélectionner les bons projets afin de maximaliser la valeur stratégique du portefeuille pour l’organisation.

Il s’agit aussi d’équilibrer cette sélection en fonction de critères comme la couverture métiers (les projets retenus viennent des différents métiers servis par le portefeuille et pas de quelques-uns) et la diversification, en intégrant à la fois des projets avec un rapide retour sur investissement et des projets plus long terme, mais aussi des projets risqués à fort enjeux comme des projets plus sûrs.

Dans la gestion de projets, optimiser la valeur de son portefeuille de projets passe par :

– l’analyse des demandes et des projets en cours selon les critères de l’organisation

– l’arbitrage des initiatives pour décider de lancer un nouveau projet, donner des ressources, stopper un projet

– l’accès à une vision d’ensemble de la performance des activités, du budget global, des coûts et dépenses, des ressources et de la valeur stratégique.

Le management de portefeuille de projets complète la palette des moyens permettant d’optimiser l’activité des entreprises. Il met la stratégie de l’organisation au cœur du management en mode projet.

Notre approche en management de portefeuille de projets

– Nous identifions avec l’entreprise et les équipes de travail les axes stratégiques qui permettront d’évaluer la valeur de chaque projet, à partir d’ateliers avec les porteurs de projets, d’un audit ou de diagnostics dédiés.

– Nous travaillons ensuite avec les chefs de projets et les porteurs de demandes projet sur les estimations de valeur, de budgets, de ressources et l’analyse des risques et autres contraintes liées à la gestion de projets.

– En parallèle, nous élaborons avec le gestionnaire son portefeuille de projets. Cela signifie concevoir, bâtir, alimenter et mettre à jour le référentiel. Celui-ci comprend pour chaque demande et chaque projet les caractéristiques retenues : valeur, contraintes budgétaires, de ressources, risques, mais aussi des éléments utiles pour la prise de décision : avancement, projet réglementaire prioritaire, métier concerné, …

– Le référentiel est nécessaire mais pas suffisant. Nous proposons des pistes pour définir aussi :

– Des objectifs et des règles communes entre les différents corps de métier
– Un mode de fonctionnement intégrant l’organisation, les processus et les outils associés au management de portefeuille (logiciel,…)
– Des acteurs et des instances correctement positionnées dans le temps
– Des décisions prises en fonction des objectifs de l’entreprise, puis communiquées
– Des actions mises en place suite à ces décisions
– Une démarche d’évolution du management du portefeuille de projets.

Les bénéfices d’une gestion de portefeuille de projets

– Un portefeuille de projets identifiés et alignés sur les priorités organisationnelles.

– Des décisions d’investissement éclairées.

– Des projets générateurs de valeur pour l’organisation.

Les outils pour un bon management

Le management de portefeuille de projets peut se concevoir indépendamment du management de projets lui-même. Il peut aussi s’intégrer dans une solution complète.

Les fonctionnalités couvertes vont de l’élaboration des nouvelles demandes au pilotage opérationnel des projets actifs. Suivant les besoins, l’outil adapté peut aller d’un tableur à un outil spécialisé de type logiciel intégrant l’ensemble des activités et des demandes à l’intérieur d’un processus global de décision. Tout d’abord, il convient d’analyser la situation actuelle et de comprendre l’objectif.

Puis proposer des solutions adaptées aux besoins de l’entreprise.

Quelques illustrations d’une implémentation avec Microsoft Project :

– La contribution de chaque projet ou demande aux axes stratégiques

– La visualisation du portefeuille de projets, la simulation d’une sélection de projets et son impact sur la valeur globale

– La mise en évidence des contraintes de ressources dans le temps